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Como aumentar a produtividade – Como Gerenciar seu tempo – BÔNUS: Reuniões Produtivas


Como aumentar a produtividade, gerenciar melhor o seu tempo e ter reuniões mais produtivas.

Vou confessar uma coisa, eu tinha GRANDES problemas para gerenciar o meu tempo e ter produtividade, até passar a estudar, aprender, treinar e praticar constantemente as metodologias que estavam disponíveis no mercado, escrevi este artigo como uma forma de ajudar com que você consegue se libertar deste mal.
Neste artigo iremos falar sobre as melhores maneiras de gerenciar o seu tempo para conseguir realizar suas atividades e ter tempo pra sua vida pessoal, para facilitar a sua leitura, ele foi divididos nos seguintes tópicos.
o   Gerenciamento de Tempo <- Técnicas para organizar melhor a sua rotina, onde você aprenderá como aumentar a produtividade, sua e da equipe.
o   Múltiplas reuniões <- Como utilizar uma técnica para extrair o máximo de cada reunião sem perder tempo.
Vamos lá.
aumentando sua eficiência

Gerenciamento de tempo.

Não importa quem você seja ou o que faz, o seu dia terá 24 horas e você não poderá, de forma alguma estendê-lo. E o pior, que indiferente de sua vontade, um minuto desperdiçado não voltará.
Tratar o tempo como um recurso escasso é essencial, e agora vamos falar sobre algumas metodologias de aumento de produtividade.

Metodologia Tríade do tempo.

Nesta metodologia desenvolvida por Christian Barbosa, as atividades são dividias em 3 esferas;
o   Importantes – As questões que realmente farão a diferença em sua carreira.
o   Urgentes – As questões que precisam ser resolvidas na hora.
o   Circunstanciais – As questões que não são importantes, geralmente consomem tempo.
gerenciamento do tempo
A metodologia prega que, devemos acabar com todas as atividades urgentes o mais rápido possível, resolvendo cada uma delas e depois trabalhando com as Prioridades.
Quando trabalhamos nas prioridades, conseguimos evitar que elas se tornar urgentes pois as executamos em tempo hábil.
As atividades circunstanciais são aquelas que não estão ligadas aos nossos objetivos, podemos deixar para fazer a qualquer momento, são atividades como checar redes sociais, conversar com amigos, etc. Esta esfera é a mais prazerosa de se estar, porém não gere resultados.
Farei um artigo específico sobre esta metodologia.

Metodologia GTD – Get Things Dones [Trandução Livre: Faça as coisas acontecerem]


David Allen usou anos de consultorias e práticas para criar uma série de processos de gerenciamento de tempo, onde subdividiu em processos simples de decisão e ordem de realização, ele batizou este método de GTD.
Eu, particularmente, percebo que esta metodologia demora mais do que a metodologia da Tríade do Tempo para ser aprendida e incorporada no dia-a-dia, porém ela funciona de uma forma mais fluídica quando você se adapta a ela, tornando o seu dia mais produtivo.
O processo não é tão simples, será explicado em outro artigo, mas aqui você tem uma visão geral:
  1. Coleta – Onde anotamos tudo que devemos fazer.
  2. Processar – Escolher as atividades que demoram até dois minutos e realizar imediatamente.
  3. Organizar – Onde listamos as atividades que devemos fazer.
    1. Dividimos entre tarefas, projetos e reuniões.
i.      Tarefas são atividades que podem ser feitas em uma vez.
ii.      Projetos são atividades ligadas a uma grande quantidade de atividades.
iii.      Reuniões são atividades ligadas a um grupo de pessoa que devem ser feitas em uma hora marcada.
iv.      Planejamento futuro, aquilo que não faremos nesta semana, deixamos registradas como ideias futuras.
  1. Revisar, depois que as informações foram coletadas e armazenadas, é preciso revisar para poder fazer tudo que se programou.
A vantagem dessa metodologia é que você NUNCA MAIS esquecerá de nada e após trabalhar com ela, verá a sua produtividade chegar a um limite que jamais imaginou.
A desvantagem é que exige maior organização e revisões constantes.
Como lidar com múltiplas reuniões.
Como fazer reuniões produtivas
Ter várias reuniões é algo normal no dia de hoje, parece que é impossível para algumas organizações sobreviver sem reuniões, então como aproveitar melhor cada uma delas e conseguir não desperdiçar o seu tempo?
Fiz um resumo de uma técnica que batizei como MÃO PARA REUNIÕES onde cada processo recebeu a Inicial de um dedo.
Polegar – Planejamento.
No planejamento você deve destacar o que vai ser discutido na reunião [e o que não vai], quais os resultados que devem ser alcançados e/ou o que deve ser exposto.
Também é importante em um planejamento selecionar quais pessoas participarão da reunião, o que elas devem levar ou trazer e o tema que será exposto.
Indicador – Informar.
Ao informar uma reunião aos participantes você deve deixar claro:
o   Local-Data-Hora.
o   Conteúdo que será apresentado.
o   Participantes.
o   O que cada um deverá Levar.
o   Hora de término da reunião.
o   Resultados ou objetivos a que se pretende chegar.
Médio – Mediar.
Um navio sem direção não chega ao porto, uma reunião sem direção também não chega. Então a mediação é tarefa de quem conduz a reunião, onde não deixamos com que as pessoas saiam do foco e do objetivo proposto.
Se perceber que a equipe começa a navegar por águas estranhas, retome a atenção e o curso. E se algum assunto começar a se delongar, faça questionamentos diretos, do tipo:
o   “Você concorda ou discorda?”
o   “Por qual motivo?”
o   “Qual a outra alternativa que pode nos dar?”
Anelar – Anotar.
Durante uma reunião, o que foi discutido deve ficar em uma pauta, assim ninguém corre o risco de “esquecer um compromisso”. E o ato de ter referências para o futuro, pode dar ao líder uma visão de como resolver um problema sem precisar investir o tempo em uma outra reunião.
Mínimo – Mensurar.
Fazer uma reunião que não produza resultados é perder tempo, é importante que na anotação (item anterior) sejam anotados as maneiras sugeridas para alcançar os objetivos e se estão sendo realizadas pelas pessoas que foram comprometidas no processo.
Recapitulando:
Não há como você, eu ou qualquer um gerenciar melhor o tempo sem um certo grau de organização, para facilitar o seu dia e deixa-lo mais produtivo;
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Sucesso!!
André Cia.
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